Секретариат АГПУ – самостоятельное структурное подразделение, которое осуществляет документооборот Университета.
Секретариат подчиняется и подотчетен непосредственно ректору АГПУ.
В ходе своей деятельности Секретариат руководствуется законодательством РА, Уставом университета, решениями органов управления Университета, приказами ректора Университета. Секретариат создается, реорганизуется или распускается приказом ректора АГПУ в порядке, установленном Уставом университета.
Секретариат осуществляет контроль за своевременной подготовкой документов и выполнением распоряжений, эффективную организацию документооборота и применение единого порядка.
Полученные в Университете заявления и жалобы принимаются и регистрируются в Секретариате в соответствующих журналах; вскрываются все полученные конверты, кроме тех, что содержат пометку «лично» – они передаются адресату.
Подразделение осуществляет процесс сохранения очередности приказов и их представление на подпись. Полученные за день документы начальник Секретариата ежедневно представляет ректору, и ректор накладывает на них соответствующие резолюции, отмечая содержание распоряжения и того, кто ответствен за ход последнего. После того как распоряжения подписываются ректором или проректором Университета, документы представляются в Секретариат. Здесь на подписанном ответе ставится исходящий номер, и документ отправляется адресату (по почте, электронной почтой) или передается лично в руки. В Секретариате хранятся копии ответов и основания (в случае их наличия), оригиналы соответствующих приказов и основания (в случае их наличия).
